Hochladen und Anhängen von Dokumenten
Communigram macht es einfach, Dokumente zum Management ihrer Aufgaben anzuhängen. Durch einen eingebundenen Dokumentenserver können verschiedene Versionen Ihrer Dokumente verwaltet werden. Mitarbeiter greifen so stets auf die aktuelle Version zu.
Communigram erlaubt mit Hilfe der folgenden zwei Spalten, Dokumente an Ergebnisse anzuhängen:
- Dokumente um gewünschte Ergebnisse der Aufgabe, des Unterprojekts oder des Projekts zu beschreiben. Diese werden in CommunigramPlanner definiert und angehängt, sind aber für die Projektmitarbeiter über myCommunigram jederzeit einsehbar ("Zielscheiben-Symbol")
- Fertige Ergebnisse werden von den jeweils Verantwortlichen in myCommunigram definiert. Fertige Ergebnis-Dokumente sind ebenfalls über myCommunigram von anderen einsehbar. ("Attachment-Symbol")
- Die Spalten für die Beschreibung des Deliverables (Zielscheiben-Symbol) und für fertige Deliverables (Attachment-Symbol)
Sie können jeder Aufgabe eine unbegrenzte Anzahl an Ziel- und Ergebnis-Dokumenten beifügen. Um einen Link zu einem Dokument zu definieren genügt es, auf die entsprechende Spalte doppel zu klicken und es öffnet sich ein Fenster in dem alle bereits angehängten Dokumente zu sehen sind. Von hier aus können Sie bei Bedarf weitere Dokumente anhängen.
- Ergebnis-Detailfenster: alle vorhandenen Dokumente sind in der linken Hälfte sichtbar, weitere Dokumente können über die beiden Buttons angehängt werden (über Dokumentenserver oder lokale Dokumente)
Mit Dokumentenserver verlinken
- Das Dokumenten-Fenster: Sie müssen irgendwo auf den Server klicken damit der Button "Neues Dokument hinzufügen" funktioniert
Im Dokumentenverwaltungsfenster sehen Sie die bereits auf dem Dokumentenserver vorhandenen Dokumente. Der Dokumentenserver verwaltet die Versionen der Dokumente, so dass, wenn Sie oder jemand anderes ein Dokument ändern (indem eine neue Version hinzugefügt wird), die Benutzer von Communigram stets auf das neueste Dokument verwiesen werden. Falls das Dokument bereits auf dem Server existiert, können Sie es einfach auswählen und auf "Zuweisen" klicken. Ein entsprechender Link wird daraufhin automatisch erzeugt und das angehängte Dokument erscheint in der entsprechenden Liste. Dokumente können in gleicher Weise sowohl bei "Ergebnisbeschreibung" ("Zielscheiben-Symbol") wie auch bei "Fertigen Dokumenten" ("Attachment-Symbol")angehängt werden.
Sollte das Dokument noch nicht auf dem Server sein, klicken Sie auf "Einfügen", um das entsprechende Dokument auf Ihrem lokalen Laufwerk auszusuchen und auf den Dokumentenserver hochzuladen. Dabei werden Sie aufgefordert, dem Dokument einen Namen zu geben (der ursprüngliche Dokumentname wird vorgeschlagen) und eine Dokumentenkategorie auszuwählen (die Kategorien werden in Primavera bzw. MS-Project definiert). Eine Versionsnummer und der Autor des Dokumentes sowie das Datum werden automatisch generiert.
- Hovering your mouse over a document in the list will reveal its details
Wenn Sie ein Dokument abändern wollen, müssen Sie es zunächst "auschecken". Auschecken bedeutet, dass Sie eine Kopie des Dokuments auf Ihr lokales System herunterladen, um es modifizieren zu können. Um zu vermeiden, dass andere Benutzer zur gleichen Zeit das Dokument abändern, wird die Auscheck-Funktion automatisch für alle anderen gesperrt bis Sie Ihre neue Version hochgeladen haben. Nachdem Sie das Dokument fertiggestellt haben, speichern Sie es ab und klicken Sie in Communigram auf das Dokument in der Liste. Dann klicken Sie auf den Button "Einchecken", um die neue Version auf den Dokumentenserver hochzuladen. Diese Datei wird auf den Server in die gleiche "Schublade", jedoch mit einer neuen Versionsnummer hochgeladen, so dass von nun an alle anderen Benutzer automatisch die neueste Version erhalten. Eine Änderung des Dateinamens ist nicht notwendig, da das System dem geänderten Dokument automatisch eine neue Versionsnummer gibt.
Anmerkung: falls Sie einen Fehler machen und versehentlich ein Dokument auschecken, können Sie mit "Uncheck Out" die Checkout-Sperre aufheben. So können andere Benutzer das Dokument auschecken und Änderungen vornehmen.
Link zu lokalem Dokument
Falls Sie nicht den integrierten Communigram-Dokumentenserver verwenden wollen, sondern ein direkten Link auf ein Dokument anlegen wollen (das Dokument sollte dabei auf einem anderen Server liegen), so können Sie die mit dem Button "Link zu einem lokalem Dokument erstellen" tun. Dies ist vor allem sinnvoll, wenn das Dokument per Netzwerklaufwerk, also einem Ort, der mit einem bestimmten Laufwerkbuchstaben erreichbar ist wie "S:\" oder "Z:\". Falls Sie auf ein Dokument auf einem Netzwerklaufwerk verlinken, können natürlich darauf nur Personen zugreifen, die auch Zugriffsrechte auf diesen Ort haben. Außerdem gilt zu beachten, dass bei etwaigen Änderungen des Dokuments direkt auf dem Server alle Nutzer dann nur auf das neue Dokument Zugriff haben, ohne dass diese Versionsänderung in Communigram sichtbar wäre. Ähnliches gilt, falls das Dokument auf dem Server gelöscht wird: das Dokument ist dann nicht mehr verfügbar.