Ergebnisse und Vorgänge
Damit ein Unternehmen effizient kommunizieren kann, muss klar definiert sein, was überhaupt an Informationen erarbeitet und daraufhin kommuniziert werden soll.
Die weissen, horizontalen Zeilen des Communigrams repräsentieren die Ergebnisse (Deliverables) die im Projekt erarbeitet werden sollen sowie die Aufgaben, die definiert wurden, um diese Ergebnisse zu erarbeiten. Die Ergebnisse beschreiben also, welche Information in jeder Aufgabe zu erstellen ist. Die Weitergabe dieser Information an andere Personen zur Erarbeitung weiterer Ergebnisse, wird in Communigram durch Pfeile dargestellt.
- Definieren der Arbeit in der Spalte "Name"
Eine neue Zeile hinzufügen (Ergebnisse einplanen)
Für jedes gewünschte Ergebnis (Deliverable) wird eine neue Zeile ins Communigram eingefügt. Dies kann durch einen rechten Mausklick und der Auswahl von "Neues Deliverable", über den Button "Hinzufügen" (ganz links in Symbolleiste) oder durch gleichzeitiges Drücken von "Strg" und "i", erfolgen.
- Durch einen Klick mit der rechten Maustaste öffnet sich ein Kontextmenü in dem Sie nun "Neues Ergebnis (neuer Vorgang)" auswählen können
Genaue Beschreibung des gewünschten Ergebnisses
In CommunigramPlanner können die gewünschten Zwischenergebnisse hinsichtlich der Erfordernisse des jeweiligen Projektes mit mehr oder weniger Details definiert werden. In der "Ergebnis"- Spalte des Communigrams kann das gewünschte Ergebnis in einer Kurzversion mit maximal 255 Zeichen beschrieben werden.
Um das Ergebnis detaillierter beschreiben zu können, genügt ein Doppelklick auf die Spalte "Ergebnisbeschreibung", die in Communigram mit einer kleinen Zielscheibe gekennzeichnet ist. Ein neues Fenster mit dem Titel "Beschreibung des geforderten Ergebnisses" öffnet sich, in dem die Kurzbeschreibung sowie die ausführliche Beschreibung des Ergebnisses angezeigt wird.
Ebenso ist es hier möglich die "Anforderungen", die notwendig sind um den Vorgang erfolgreich durchführen zu können, ausführlich zu beschreiben.
Wahlweise können beliebig viele Dokumente angehängt werden, wie beispielsweise ein Lastenheft oder ein Dokument zur genaueren Beschreibung des gewünschten Ergebnisses oder auszufüllende Vorlagen. Wurde das gewünschte Ergebnis oder die Anforderungen im entsprechenden Feld ausführlich beschrieben oder ein beschreibendes Dokument angehängt, erscheint in der Spalte "Ergebnisbeschreibung" in der normalen Communigram-Ansicht, eine kleine Zielscheibe. Die ausführliche Beschreibung sowie der Link zum Dokument erscheint sobald die Maus über die Zielscheibe der jeweiligen Zeile bewegt wird.
- Die ausführliche Beschreibung des Deliverables erscheint wenn Sie den Mauszeiger über das Zielscheiben-Symbol bewegen
Definieren der Vorgänge zur Erarbeitung der Ergebnisse
Nach dem Definieren der Ziele muss die konkrete Arbeit, die zur Realisierung der Ergebnisse notwendig ist, in der Spalte "Vorgang" für jedes Ziel beschrieben werden. Das Ergebnis dieses Vorgehens sind Paare aus Ergebnissen und Vorgängen: für jeden Vorgang wird genau beschrieben, was genau als Ergebnis erarbeitet werden soll, und für jedes Ergebnis ist beschrieben, welche Arbeit vollbracht werden muss, um dieses Ergebnis zu erreichen.
Zeitdauer bestimmen
Neben dieser Beschreibung der Arbeit obliegt es nun dem Verantwortlichen abzuschätzen, wie lange die Erarbeitung des Ergebnisses dauern wird. Hierfür ist die Spalte "Dauer" vorgesehen, in der die geschätzte Dauer in Arbeitstagen eingetragen wird.
- Eingabe der notwendigen Zeit für die Erarbeitung eines Deliverables
Bei Bedarf kann die Einheit auf Stunden oder Minuten per Doppelklick auf den Spaltenkopf "Dauer" umgestellt werden.
- Ändern der Einheit der Spalte "Dauer"
Zeitdauer bestätigen lassen
Um die Zeitabschätzungen von den jeweiligen Verantwortlichen bestätigen zu lassen, klicken Sie einfach auf die Zeilen und auf den Knopf "Bestätigung der Zeitdauer anfordern". Dies wird durch ein kleines Dreieck in der Zelle angezeigt. Je nachdem, ob der Verantwortliche akzeptiert oder nicht, wird diese Zelle später grün bzw. rot eingefärbt (s. "myCommunigram").
- Bestätigung der Dauer: der Verantwortliche Responsible "Mayer" wird über myCommunigram angefordert die Zeitschätzung zu bestätigen (oder abzulehnen)
Aufwand
- Button "Aufwand"
Das System rechnet dabei für jeden Teilnehmer eine Anzahl von Arbeitsstunden aus, die in der Regel der Anzahl von Arbeitsstunden pro Tag multipliziert mit der geschätzten Dauer in Tagen beträgt. Dies kann allerdings unzutreffend sein, vor allem, wenn bestimmte Personen mit mehreren Aufgaben gleichzeitig betraut werden, die sie dann parallel abarbeiten. Um die Arbeitsstunden pro zugeordneter Ressource klar zu definieren, wird die Funktion "Aufwand" verwendet.
In dem unten zu sehenden Beispiel, arbeitet die zweite Person nur die Hälfte der Zeit an der Erstellung der Deliverables.
- Der vom Standardwert abweichende Aufwand kann hier definiert werden