Einleitung
Der Erfolg eines Unternehmens hängt sehr stark von der Verfügbarkeit der richtigen Information zum richtigen Zeitpunkt ab.
Communigram ist ein neues Konzept um die Erarbeitung und Übertragung von Informationen - Kommunikation also - im Unternehmen zu organisieren. Im Zentrum stehen die Mitarbeiter und die von ihnen erarbeitete Information.
Die Communigram-Tools helfen einen verständlichen Überblick darüber zu gewinnen, welche Information zu welchem Zeitpunkt benötigt wird, wer mit wem zusammenarbeiten muss, um diese Information zu erarbeiten, und schließlich, an wen diese Information umgehend weiterzuleiten ist, um die Funktion des Unternehmens und die Kundenzufriedenheit sicherzustellen.
Communigram ist ein Toolset, mit dem die Arbeit von vielen Personen innerhalb und ausserhalb Ihrer Organisation geplant, koordiniert und gemanagt werden kann. Zusammen mit der Business Communication Engineering Methodologie werden drei zentrale Aspekte der Teamarbeit abgedeckt:
- Planen - Communigram erlaubt eine intelligente Planung der Zusammenarbeit von Personen: die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen ihnen wird ganz einfach visuell in einem Communigram gezeichnet (wer muss mit wem kommunizieren, um welche Information zu produzieren, und an wen muss diese Information kommuniziert werden), bevor die zeitlichen Aspekte daraus abgeleitet und ausgerechnet werden (wann)
- Kommunizieren - Nachdem die Arbeit geplant ist, wird sie in einem interaktiven "myCommunigram" zum Leben erweckt: jeder beteiligte Person bekommt eine Übersicht über alle Aufgaben an denen sie beteiligt ist und mit wem sie zusammenarbeiten muss um die Information zu erarbeiten, bekommt Zugang zu allen wesentlichen Dokumenten, und kann mit den richtigen Personen kommunizieren um Arbeit zu koordinieren, Ergebnisse zu erarbeiten, und andere zu warnen wenn Schwierigkeiten auftreten.
- Managen - Communigram übersetzt viele Aspekte der Business Communication Engineering Methodologie in Software, wie beispielsweise das Frühwarnsystem mit Ampeln, oder der Dynamic Workflow zwischen Lieferanten und Kunden.
Communigram Konzepte
Ein Communigram besteht grundsätzlich aus Zeilen, Spalten, Punkten und Pfeilen. In den Zeilen werden die Ziele des Unternehmens sowie die Aufgaben, die zur Erreichung dieser Ziele durchgeführt werden, aufgelistet. Wichtige Ziele werden durch Meilensteine dargestellt, die als graue Zeilen auftauchen dargestellt.Einzelne Ziele können zu Prozessen zusammengefasst und diese wiederum in höherliegende Prozesse aggregiert werden.
Zeilen
Jede Zeile des Communigrams stellt einen Vorgang bzw. eine Gruppe von Vorgängen dar. Nach der Definition des "Communication Engineering" wird in jedem Vorgang eine Information erarbeitet. Die Erarbeitung dieser Information ist somit das Ziel des jeweiligen Vorgangs. Die Zeilen im Communigram stellen daher die Struktur der Unternehmensziele dar, d.h. Welche Informationen im Unternehmen zu erarbeiten sind. Normale Vorgänge erscheinen als weiße Zeilen (außer Meilensteinen, die als graue Balken erscheinen), wohingegen Vorgangsgruppen als farbige Zeilen dargestellt werden.
Spalten
Die Spalten im Communigram zeigen Wer mit Wem kommunizieren muss um bestimmte Informationen zu erarbeiten. Jede Spalte repräsentiert eine Ressource oder eine Gruppe von Ressourcen (Arbeitsgruppen, Abteilungen, Firmen, ...). Ressourcen sind Unternehmenseinheiten, welche Informationen erarbeiten. Bei diesen Einheiten handelt es sich in erster Linie um Unternehmensmitarbeiter. Gleichwohl können auch Maschinen und Gebäude als Ressourcen betrachtet werden.
Ressourcen können in Ressourcengruppen zusammengefasst werden, zum Beispiel Arbeitsgruppen, Abteilungen oder ähnliche Einheiten. Diese Ressourcengruppen können ihrerseits in größere Gruppen gefasst werden.
Punkte und Kreise
An den Schnittstellen von Linien und Spalten können die Ressourcen definiert werden, die an der Erarbeitung der Informationen hinsichtlich der Ziele beteiligt sind. Ressourcen können als Teilnehmer, als Verantwortliche oder passiv an Aufgaben teilnehmen.
Wenn eine Ressource an einer Aufgabe teilnimmt, so wird dies mit einem kleinen Punkt dargestellt. Wenn mehrere Ressourcen an einer Aufgabe teilnehmen, dann wird die Kommunikation zwischen diesen Ressourcen mit einer horizontalen Linie illustriert.
Um sicherzustellen, dass Arbeit auch tatsächlich abgeliefert wird, muss für jede Aufgabe ein Verantwortlicher definiert werden. Verantwortlichkeit wird im Communigram mit einem großen Punkt dargestellt. Jede Aufgabe kann nur einen Verantwortlichen haben. Auch Aufgabengruppen haben Verantwortliche, die durch einen großen Kreis gekennzeichnet werden.
Gewisse Ressourcen möchten über den Verlauf der Erarbeitung einer Aufgabe informierte werden, obwohl sie nicht aktiv daran teilnehmen. Diese Art passiver Teilnahme an einer Aufgabe wird durch einen kleinen Kreis illustriert. At the intersections of each row and column, the resources participating in the elaboration of the information in response to the objective may be defined. Resources can participate in tasks as simple participants, as responsibles, or passively ("keep informed").
When a resource participates in a task, this is shown by a small dot. When several resources participate in a task, the communication between these resources is shown by a horizontal line.
Pfeile
Wenn das Ziel einer Aufgabe erarbeitet wurde, wird das Ergebnis zu den Aufgaben weitergeleitet, die diese als Input zur Bearbeitung ihrer eigenen Aufgaben benötigen (an Wen). Diese Kommunikation von Information von einer zur anderen Aufgabe wird im Communigram durch einen Pfeil dargestellt. Logischerweise werden diese Pfeile zwischen den Verantwortlichen zweier Aufgaben gezeichnet. Communigram macht dies automatisch.
Auf- und Zusammenklappen
Die Zeile eines Unterprojekts kann zusammengeklappt werden, um dessen darunterliegende Aufgaben zu verstecken. Größere Unterprojekte können weiter zusammengeklappt werden, um ihre darunterliegenden Unterprojekte zu verstecken.
Ähnlich wie die Zeilen von Unterprojekten können auch die Spalten von Ressourcengruppen zusammengeklappt werden, um darunterliegende Gruppen und Ressourcen zu verstecken. Auf diese Weise liefert Communigram sowohl einen sehr kompakten Überblick über Unternehmensprozesse und ?ressourcen als auch über das zu erwartende Kommunikationsverhalten.
Wenn Linien oder Spalten zusammengeklappt sind, werden Punkte und Pfeile des Communigrams in logischer Weise zusammengefasst. Zum Beispiel wird jede Ressource, die an einer Prozessaufgabe teilnimmt (oder sogar dafür verantwortlich ist) auch als Teilnehmer des (zusammengeklappten) Prozesses betrachtet. Dies bedeutet, dass die Punkte (groß oder klein) einer Spalte an den darüber liegenden zusammengeklappten Prozess ?vererbt? werden und entsprechend eine Reihe kleine Punkte von ?Teilnehmern? produziert. Der Verantwortliche des gesamten Prozesses (der große Kreis) verwandelt sich zusammengeklappt in einen großen Punkt. Ähnlich verhält es sich wenn eine Ressource einer Abteilung an einer Aufgabe teilnimmt oder dafür verantwortlich ist, denn dann wird die Abteilung als Teilnehmer oder Verantwortlicher betrachtet und, zusammengeklappt, mit kleinen oder großen Punkten dargestellt.
Außerdem werden Kommunikationsflüsse zwischen Prozessen und Ressourcen automatisch in der gleichen Logik des Auf- und Zuklappens nach gezeichnet. Wann immer ein Kommunikationsfluss zwischen Aufgaben zweier unterschiedlicher Prozesse besteht, wird ein Kommunikationsfluss auch zwischen den Prozessen angezeigt, selbst wenn einer oder beide dieser Prozesse zusammengeklappt sind. Mit seiner innovativen Logik erlaubt Communigram sowohl Details von Prozessen und Abteilungen aufzuzeigen als auch einen verständlichen Gesamtüberblick des Unternehmens zu liefern ohne je Kommunikationslinks zu verlieren.