myCommunigram bietet Ihnen eine übersichtliche Darstellung aller Nachrichten. Klicken Sie hierzu einfach in der oberen, linken Ecke auf ?Nachrichten? und es öffnet sich das Nachrichten-Fenster. Die Ziffern zeigen Ihnen an, wieviele neue Nachrichten in der jeweiligen Rubrik vorhanden sind.
Auf der linken Seite des Fensters können Sie die gewünschte Nachrichtenrubrik auswählen. Auf der rechten Seite des Fensters können Sie die einzelnen Nachrichten der jeweiligen Rubrik auswählen, sich den Inhalt der einzelnen Nachrichten anzeigen lassen und auf sie reagieren.
Eintreffende Ergebnisse
Hier werden alle Ergebnisse Ihrer Zulieferer aufgelistet. Wann immer einer Ihrer Zulieferer seine Arbeit beendet und auf "An Kunden schicken" klickt, taucht bei Ihnen eine entsprechende Nachricht auf.
Sobald Sie auf eine der Nachrichten klicken, erscheinen Detailinformationen die dieses Ergebnis betreffen, wie z.B. Dokumente und ein Kommentar. Sie müssen nun dieses Arbeitsergebnis begutachten und entweder akzeptieren oder ablehnen. Falls Sie das Ergebnis akzeptieren, und auch alle anderen Kunden dies tun, wird die Ampel des Zulieferers blau. Dies bedeutet, dass alle Kunden das Ergebnis akzeptiert haben und der zugehörige Vorgang daher abgeschlossen ist. Falls Sie ablehnen, müssen Sie dies durch einen Kommentar begründen. Ihre Begründung wird an den Zulieferer weitergeleitet und dessen Ampel wird daraufhin auf gelb gesetzt.
Anmerkungen der Kunden
Hier finden Sie alle Antworten und Anmerkungen Ihrer Kunden bezüglich der von Ihnen übermittelten Ergebnisse. Besonders wichtig sind abgelehnte Ergebnisse, da diese zügig überarbeitet werden müssen. Solange nicht alle Kunden Ihr Ergebnis akzeptiert haben, ist der entsprechende Vorgang nicht abgeschlossen.
Meilensteine können zudem mehrere unterschiedliche Fälle besitzen, die passend zur aktuellen Situation des Projektes, ausgewählt werden können. Wenn Sie
If you click in the list on one of the listed decisions to be taken, you are shown the alternative cases and under which circumstance they should be used. There are two types of cases: milestone cases (alternatives) and loops. Milestone cases designate an alternative path the project or process would follow if you so decide in the milestone. Loops mean that the project or process will repeat previous steps and then come back to this milestone.
If you decide to use one of the available cases, the corresponding deliverables are copied into the current project. In case of a loop, all deliverables from where the loop jumps to, all the way back to the milestone are copied to the existing project. After these deliverables are produced once more, the same decision needs to be taken in the milestone, i.e. all cases, including the loop, are available.
Milestone with available alternatives: two cases, and a default case. In some milestones, a loop is available: this would be shown by the case type "Loop".
Meilensteine
Falls Sie der Verantwortliche eines Meilensteins sind, der mehrere alternative Folgewege aufweist, wie das Projekt weitergehen könnte (sog. "Meilensteinfälle"), werden Sie benachrichtigt wenn eine solche Entscheidung ansteht. Sobald Sie auf eine der angezeigten anstehenden Entscheidungen klicken, werden Ihnen die Alternativen sowie die Bedingungen, in denen sie zur Anwendung kommen, angezeigt (es werden Ihnen immer nur die aktullen Meilensteinfälle angezeigt).
Es existieren zwei unterschiedliche Arten von Fällen: Meilensteinfälle (Alternativen) und Schleifen. Meilensteinfälle beschreiben unterschiedliche Möglichkeiten wie das Projekt bzw. der Prozess fortgesetzt werden kann. Schleifen haben eine Wiederholung schon abgearbeiterter Schritte des Projektplans zu Folge.
In der einfachsten Form eines Meilensteins existieren keine Meilensteinfälle die Sie auswählen können. Sie müssen in diesem Fall nur entscheiden ob alle Deliverables die für diesen Meilenstein vorgesehen waren erstellt wurden und ob die Qualität der erarbeiteten Ergebnisse für die erfolgreiche Fortsetzung des Projektes ausreichend ist. Diese Information finden finden Sie in der Meilenstein-Checkliste (gekennzeichnet mit dem "Zielscheiben" Symbol)
"Wählen Sie den entsprechenden Fall und klicken Sie auf "Diesen Fall auswählen". Dies überträgt die entsprechenden Vorgänge und Deliverables in das laufende Projekt. Sie werden aufgefordert, dies zu bestätigen da dies nicht rückgängig gemacht werden kann. Sie werden auch gefragt, ob Sie das Projekt neu terminieren wollen, um diese neuen zu erarbeitenden Ergebnisse mit zu berücksichtigen."
Zu bestätigende Zeitdauern
Von Communigram aus können Planer Ihnen eine Aufforderung zusenden, um sich während der Projektplanung vorgenommene Zeitschätzungen von Ihnen bestätigen zu lassen. Diese Zeitdauern sind als "durchschnittliche Zeitschätzungen" zu verstehen, sie sollen weder optimistisch noch pessimistisch sein. Dies bedeutet insbesondere, dass Sie Ihre Schätzung nicht um eine persönliche Sicherheitsreserve "erweitern" dürfen. Ziel iste eine realistische Zeitabschätzung abzugeben, wie lange die Erarbeitung des Ergebnisses normalerweise dauern wird, wenn alle Beteiligten verfügbar sind und keine außergewöhnlichen Schwierigkeiten auftauchen sollten. Falls dennoch Schwierigkeiten auftreten sollten, können Sie diese problemlos durch die Ampelfunktion signalisieren.
Zu bestätigende Lieferdaten
Aus Communigram heraus können Planer sie außerdem dazu auffordern, durch kritische Pfad Berechnung (es wurden also unter Berücksichtigung aller Zeitschätzungen und Abhängigkeiten die frühstmöglichen Lieferdaten berechnet) bestimmte Lieferdaten zu bestätigen.
Da Planer unmöglich Ihren kompletten Terminkalender kennen können, müssen Sie bestätigen ob Sie im Prinzip zum berechneten Datum liefern können oder diesen Termin begründet ablehnen. Falls Sie ablehnen, müssen Sie zudem ein alternatives Lieferdatum vorschlagen, das der Planer entweder akzeptieren (und damit Ihr Lieferdatum in die Planung übernimmt) oder ablehnen kann (in letzterem Fall erhalten Sie wiederum eine Nachricht).
Anstehende Aufgaben
In dieser Liste erhalten Sie immer dann eine Nachricht, wenn eines der Ihnen anvertrauten Ergebnisse begonnen werden kann, da alle hierfür notwendigen vorherigen Ergebnisse (falls es welche gab) nun verfügbar sind. Diese Nachrichten sind als zusätzliche Erinnerung für den Fall gedacht, dass Sie ein großes myCommunigram haben und Sie daher vielleicht nicht gemerkt haben dass eines Ihrer Deliverables hätte begonnen werden können.