myCommunigram:
Welche Deliverables muss ich produzieren, Wer sind meine Partner, Zulieferer und Kunden?
Die meisten Unternehmen, die ein Projektplanungssystem einführen, finden früher oder später heraus, dass die Planung nicht „gelebt“ wird:
- der Projektplan wird nicht aktuell gehalten und wird daher schnell unsinnig
- der Projektplan wird nicht angewendet: die Mitarbeiter gehen nicht geplant vor
Wäre es nicht interessant, wenn der Projektplan auf Knopfdruck zum Leben erweckt werden könnte? Dafür haben wir „myCommunigram“ ins Leben gerufen. myCommunigram ist die personalisierte Ansicht jedes Projektmitarbeiters auf seinen Beitrag in allen Projekten, an denen er beteiligt ist. Er hat somit eine vollständige Übersicht, die ihm alle Informationen und alle Werkzeuge zur Verfügung stellt, die er für seine Arbeit braucht.
- Welche Ergebnisse habe ich zu erarbeiten?
- Wer arbeitet mit mir dafür zusammen?
- Bis wann muss ich diese Ergebnisse abliefern?
- Welche aktuelle Dokumentation gibt es für meine Arbeit?
- Von wem bekomme ich welche Ergebnisse, die ich für meine eigene Arbeit benötige?
- Wie weit ist die Arbeit von meinen „Zulieferern“ fortgeschritten, gibt es Probleme (Ampelfarben, Termine, dokumentierte Zwischenergebnisse)?
- Sobald von mir benötigte Ergebnisse zur Verfügung stehen, werde ich automatisch benachrichtigt
- Wer benötigt meine Ergebnisse für seine Arbeit? – Wer sind meine Kunden und wofür werden meine Ergebnisse gebraucht?
- Läuft alles oder könnte es Probleme geben? – Das System verlangt von jedem einmal in der Woche eine Vorhersage mittels einer Ampel abzugeben
- Ständiges Qualitätsmanagement: fertige Ergebnisse werden systematisch von den Kunden begutachtet und freigegeben bzw. abgelehnt
- myCommunigram: für den aktuellen Benutzer (gelbe Spalte) werden alle zu erarbeitenden Ergebnisse sowie die aller Kunden und Lieferanten angezeigt
Dank myCommunigram wird die Planung aus Communigram zum Leben erweckt. Mit wenigen Mausklicks wird auch komplizierteste Zusammenarbeit organisiert. Alle Arbeit ist geplant und an die entsprechenden Arbeitgruppen verteilt – mit klaren Vorgaben bezüglich der zu erarbeitenden Ergebnisse. Außerdem sind auch alle Workflows zwischen Lieferanten und Kunden eingerichtet die nicht nur sicherstellen, dass jeder Projektmitarbeiter unverzüglich alle Ergebnisse bekommt, die er braucht, sondern auch, dass diese Ergebnisse sofort begutachtet werden. So wird erreicht, dass unzureichende Ergebnisse sofort nachgebessert werden, bevor die Mitarbeiter sich in andere Themen einarbeiten.
Mit sovielen Vorteilen verwundert es nicht, dass Mitarbeiter die Communigram Planung gern aktuell halten. Da auch die Software einen dezentralen Zugriff (unendlich viele gleichzeitige Benutzer, Zugriff per Web) ermöglicht, wird eine „Lebende Planung“ erreicht: diese Planung lebt und wird gelebt!
Wer hat Was gemacht? Wann? Wer hat welche Information gesendet? Wer hat sie erhalten? Welche Reaktionen?
Um die Produktion der in Communigram geplanten Ergebnisse zu steuern, d.h. sicherzustellen, dass diese wie geplant erarbeitet und weitergeschickt werden, ist es wichtig, stets eine Übersicht des aktuellen Kommunikationsstandes zu haben.
In Communigram werden alle in den jeweiligen myCommunigram-Ansichten gesammelten Informationen gesammelt und verdichtet. So ist es durch einfaches Positionieren des Mauszeigers über die Ampel möglich zu sehen:
· Wer Welches Ergebnis produziert hat
· Wann dieses Ergebnis an die Kunden weitergeschickt wurde
· Welche Reaktionen die Kunden hatten (akzeptiert bzw. abgelehnt mit Begründung)
Falls alle Kunden ein Ergebnis akzeptiert haben, ist dies ebenfalls sofort sichtbar.
Wer wird verspätet liefern? Wer hat Schwierigkeiten?
Basierend auf unserer Methodologie der „Bilateralen Kontrolle“ setzen die Mitarbeiter über myCommunigram regelmäßig Ampeln um zu kommunizieren, ob sie zur vereinbarten Zeit liefern werden können. Falls nicht, muss der Verantwortliche erklären, warum das Ergebnis später geliefert wird (gelbe Ampel) oder etwa gar nicht (rote Ampel) geliefert werden kann. Diese Informationen erscheinen sowohl in der Projekt-Übersicht (Communigram) und in den myCommunigram aller betroffenen Mitarbeiter (Kunden und Zulieferer).
Diese Ampeln werden regelmäßig archiviert, da es wichtig ist nachvollziehen zu können, wie Schwierigkeiten über die Zeit gesehen behandelt wurden. Außerdem werden die Ampeln nach der Archivierung gelöscht um zu erreichen, dass jeder Verantwortliche bewußt seine Lieferfähigkeit neu erörtert (sozusagen eine „Weckfunktion“).
Ein wichtiger Indikator um den wirklichen Fortschritt des Projektes abschätzen zu können ist die zeitliche Erreichung besonders schwieriger oder wichtiger Ergebnisse. Aus diesem Grund kann jedes Ergebnis bewertet werden und der entsprechende Fortschritt in einem Diagramm angezeigt werden, dass den geplanten Fortschritt mit dem echten Fortschritt vergleicht.
Wann?
Zu jeder Zeit kann der in Communigram entwickelte Projektplan auch in marktführenden herkömmlichen Projektmanagement-Werkzeugen angezeigt und geändert werden. So können die in Communigram und myCommunigram gesammelten Daten verwendet werden um ein Zeitbalkendiagramm zu erstellen, den kritischen Pfad zu bestimmen und sogar den Projektaufwand und dessen Kosten zu ermitteln.
Communigram bietet schlüsselfertige Systeme auf Microsoft Project Enterprise Solution und Primavera basierend an, die zusätzliche Projektkalkulationen sehr einfach machen. Zum Beispiel kann zur jeder Zeit bestimmt werden, ob die Ressourcen für ein bestimmtes Projekt verfügbar sind indem der Ressourcenbedarf aller anderen Projekte mitberücksichtigt wird. Jede in diesem System vorgenommene Änderung wie beispielsweise die Verzögerung bestimmter Aktivitäten um Ressourcenengpässe zu vermeiden, wird selbstverständlich direkt nach Communigram und myCommunigram übertragen.