Télécharger et attacher des documents
Avec Communigram, il est très facile d'attacher des documents aux livrables. Au travers d'un serveur de documents intégré. Différentes versions de vos documents peuvent être gérés afin que tous les participants à un livrable aient un accès automatique à la toute dernière documentation.
Communigram vous permet de définir des liens vers les documents de deux manières:
- Documents pour décrire les livrables attendus de l'activité, le sous-projet ou le projet (Icône Cible) tel qu'un cahier de charges, ou des formulaires à remplir : Ils sont ajoutés via Communigram et sont accessibles via myCommunigram
- Les livrables finis (Trombone) : Les documents associés sont ajoutés à cette colonne par le fournisseur du livrable via myCommunigram.
- Les colonnes pour les documents descriptifs des livrables (Icône Cible) et les livrables terminés (Trombone)
Vos pouvez ajouter autant de documents que vous le désirez pour chaque activité, sous-projet et projet. Afin d'ajouter un lien à un document, cliquez simplement dans la colonne de description du livrable (Icône Cible), ce qui ouvrira la boîte de dialogue dans laquelle les documents actuellement attachés sont listés :
- Fenêtre "Details du Livrable à Produire" contenant la liste des documents actuellement être attachés (voir prochaine illustration)
Lier vers serveur de documents
Si voulez utilisez le serveur de document intégré de Communigram, il vous suffit de cliquer sur le premier bouton " Lien vers le serveur de document" (voir ci-dessus). Cela fait apparaître la fenêtre suivante.
- La fenêtre de gestion des documents : Vous devez cliquer quelque part sur le serveur pour "ajouter un document sur le serveur".
Ce que vous voyez dans la fenêtre Document Manager sont les documents qui sont déjà sur le serveur de documents Communigram. Ce serveur gère les versions des documents afin que l'utilisateur de Communigram puisse toujours ouvrir la dernière version de tout document. Si un document existe déjà sur le serveur, vous pouvez aussi simplement créer un nouveau lien en sélectionnant et en cliquant sur "Relate". Le lien correspondant est automatiquement généré et ainsi, le document attaché sur la liste des documents. De la même manière, les documents peuvent être attachés à la "description des livrables" (Icone Cible) tel un "Document fini" (Attachment Icon).
Si un document n'est pas encore sur le serveur, cliquez sur le premier bouton "ajouter un nouveau document sur le serveur" pour sélectionner le document, puis le charger sur le serveur des documents. Le système vous demandera sous quel nom vous voulez qu'il apparaisse pour les autres utilisateurs (le nom existant est proposé, mais parfois il est utile d'utiliser des noms plus "parlants").
- Laisser votre souris au dessus d'un document et la liste apparaîtra en détail
Editer des documents (seulement pour documents sur le serveur des documents)
Si vous voulez apporter des changements à un document, commencez par le "Sortir" (bouton sur la barre d'outils des documents). "Sortir" veut dire que vous ouvrez la dernière version du document dans l'application appropriée afin que vous apporter vos modifications. Afin d'éviter que toute autre personne puisse faire des modifications sur le même document pendant que vous travaillez dessus, le système bloque automatiquement tous les autres utilisateurs avant que vous ne finissiez et enregistrez votre travail. Après avoir fini de travailler sur votre document, sauvegardez-le dans Communigram, en cliquant sur le document concerné, puis cliquant sur le bouton "Entrer" afin de charger votre nouvelle version sur le serveur. En faisant cela, votre nouvelle version est ajoutée dans le serveur dans la même "boîte" que le précédent document, ainsi toutes les références à ce document restent valides.
NB : Si vous faites une erreur et que vous sortez accindentellement un document que vous ne vouliez pas sortir, vous pouvez cliquer sur "Annuler sortir" afin d'enlever le bloquage. Cela veut dire que le fichier est déverouillé et d'autres utilisateurs peuvent maintenant le sortir pour y apporter des modifications.
Créer Lien vers un document local
Si au lieu d'utiliser le serveur de documents intégré, vous souhaitez créer un lien directe vers un document, vous pouvez le faire en cliquant sur "Créer Lien vers un document local". Ceci peut être utile quand vous voulez créer un lien qui est sur un "lecteur réseau", c'est-à-dire une ressource réseau disponible à tous les collaborateurs via une lettre de lecteur comme "S:\" ou "Z:\".
NB : Évitez de créer des liens vers des lecteurs locaux comme "C:\" ou "D:\", car les autres utilisateurs ne pourront pas accéder au document que vous liez.
Si vous créez un lien vers un lecteur réseau, ceci veut dire que seulement les personnes qui ont accès à cette ressource réseau pourront y accéder. Aussi, si jamais quelqu'un change le document en l'accédant directement, il sera bien sûr changé pour tous les utilisateurs de Communigram.
Nouveau: Recherche indexée
Lorsque vous chargez un document sur le serveur de documents de Communigram, son contenu est automatiquement indexée, de sorte que tout mot qu'il contient peut être trouvé rapidement utilisant le moteur de recherche Communigram.
- Recherche des documents contenant le mot clé "vue"
- Résultat de la recherche
Note: Ceci ne fonctionne pas pour les documents liés localement
Nouveau: Définition des droits d'accès aux documents
Pour chaque document, vous pouvez définir qui y a accès en lecture et/ou écriture.
Sélectionnez le document pour faire apparaître la liste des utilisateurs Communigram puis cochez les cases correspondants aux droits que vous voulez accorder à chacun.
