Afin qu'une entreprise puisse communiquer de manière efficace, il faut tout d'abord que les informations qui doivent circuler, le livrable, soient clairement définis.

Chaque ligne de Communigram représente une information à produire pour atteindre une partie des objectifs de l'entreprise. Nous les appelerons "livrables" pour souligner le fait que ces informations doivent être produits par une ou plusieurs personnes et livrés à ceux qui en ont besoin. Pour que cette information devienne disponible, une certaine activité, une "tâche", doit être effectuée.

Le transfert de cette information à d'autres personnes en vue d'atteindre d'autres objectifs est indiqué par des flèches.

Une bonne approche pour définir des objectifs est de déterminer l'objectif final, et puis de définir les objectifs intermédiaires qui permettent de l'atteindre . Un jalon, une tâche spécifique illustrée par une ligne grise dans Communigram, est défini pour atteindre cet objectif final. Pour les objectifs intermédiaires, des tâches (avec des lignes blanches) sont définies.

Pour chaque livrable, une nouvelle ligne est définie en cliquant sur le bouton droit de la souris et en sélectionnant "Nouveau livrable (tâche)", ou en utilisant le raccourci clavier Ctrl+I.

Dans Communigram, les livrables peuvent être définis avec plus ou moins de détails, cela dépend des éxigences spécifiques du projet en particulier. Dans la colonne "livrable" de Communigram, le livrable doit être défini assez brièvement (max 255 lettres).

Si vous avez besoin de décrire un objectif avec plus de détails, cliquez simplement dans la colonne appelée "description du livrable", qui est représentée dans Communigram par un petit icône "cible". Une nouvelle fenêtre titrée "Objectif (livrable) de...", s'ouvrira, affichant la description du livrable déjà visible dans le Communigram ("Description courte") et une seconde description dans laquelle le livrable peut être décrit avec plus de détails ("Livrable (Output)").

Si votre organisation a des documents spécifiques qui définissent les livrables dont vous avez besoin en plus de détail, vous pouvez aussi créer un lien avec ces documents. D'une manière similaire, vous pouvez ajouter tous les documents dont vous avez besoin à la réalisation du livrable, tels que des modèles, des cahiers de charge, etc. (cf. Documents).

Il est aussi possible de définir les besoins liés à la production des livrables en cliquant sur la tabulation "Besoins (Input)".

Si de l'information est entrée dans n'importe lequel des champs de livrables détaillés (description longue, documents, besoins), elle sera indiquée, dans Communigram, par une petite icône "Cible" suivi d'un "+". Un clic sur ce "+" affiche un apperçu de la longue description de l'objectif du livrable.

A part la description du travail qui doit être fait afin de produire le livrable, il sera nécessaire d'estimer combien de temps cette élaboration va prendre. C'est l'objectif de la colonne "Durée", dans laquelle la durée estimée en jours de travail est entrée.

Si besoin, les unités de temps peuvent être changées en jours, heures ou même minutes en double cliquant sur la tête de colonne nommée "Durée planifiée".

Pour avoir confirmation de l'estimation de durée de la part de chaque responsable respectif, sélectionnez simplement les lignes et cliquez sur "Demande de confirmation de durée". Ceci sera indiqué par un petit triangle dans chaque cellule correspondante. Selon le cas si le responsable confirme ou non la durée, les cellules seront ensuite colorées vert ou rouge (cf. "myCommunigram").

Dans l'exemple ci-dessous, la seconde personne ne travaillera qu'à mi-temps à l'élaboration de ce livrable.