Créer et ordonner les personnes, les départements et les compétences
L'atout le plus important dans le traitement des projets et des process est le "capital humain" de l'organisation, les collaborateurs. C'est pourquoi les collaborateurs (et les groupes de collaborateurs) sont au centre de Communigram : ils sont affichés en tant que colonnes dans la partie droite du Communigram.
Les personnes, aussi appelés "ressources", peuvent être groupées en arborescence de groupe de travail, de départements, de sites, etc., et ainsi représenter l'organigramme de votre entreprise et ceux des autres organisations avec qui vous travaillez. Toutes les ressources sont définies dans un seul endroit. Si vous créez plusieurs projets, les même personnes peuvent participer à plusieurs projets en même temps.
Pour créer de nouvelles ressources, cliquer sur "Ressources" dans le menu "Entreprise" ou ouvrir la fenêtre "Ressources/Compétences" en cliquant sur le bouton correspondant qui se trouve sur la barre d'outils côté gauche de l'écran.
- "Tiroir" avec des ressources et des compétences de l'organisation. Pour l'ouvrir, poussez la bordure gauche de l'écran sur votre droite.
Les fonctions suivantes sont disponibles dans cette fenêtre.
- Créer de nouvelles personnes (bouton "Nouveau")
- Ajouter une ou plusieurs personnes en tant que colonne dans un Communigram ouvert (bouton "Ajouter")
- Supprimer une personne de l'organisation (Bouton "Supprimer")
- Réordonner des personnes ou des départements en utilisant la souris
- Réordonner des personnes au sein de leurs département en changeant leur ordre dans Communigram (Les flèches)
- Changer le nom d'une personne et son adresse e-mail
- Définir un nom court (identifiant) qui sera utilisé sur Communigram, bien que la version longue est affichée avec une autre information quand vous mettez la souris au dessus de la colonne de la personne.
Les compétences sont définies de la même manière. Elles sont aussi définies hiérarchiquement. Par exemple, il peut y avoir plusieurs types d'ingénieurs, tels des "ingénieurs qualité".
Chaque personne peut avoir une ou plusieurs compétences. La compétence principale de chaque personne peut être définie directement dans Communigram (voir ci-dessous). Ces compétences sont utilisées pour planifier un projet en définissant quelle type de ressources sont nécessaires pour produire un livrable donné. Ils seront ensuite remplacés par des personnes individuelles.
- La compétence nommée "Ingénieur qualité" est une spécialisation de "Ingénieur"
Ajouter des colonnes dans Communigram
Vous pouvez ajouter des personnes et des compétences dans le Communigram ouvert en les sélectionnant et en cliquant sur le bouton "Ajouter".
- Ajouter des personnes dans le Communigram Actif: les personnes sélectionnées apparaissent tels des colonnes.
Si vous avez ajouté une personne ou une compétence par erreur dans Communigram, ce n'est pas un problème: toutes les personnes et les compétences inutilisées disparaissent automatiquement à la prochaîne ouverture de Communigram. La suppression manuelle n'est pas nécessaire.
Définir les responsables et les participants.
Selon les livrables, une ou plusieurs personnes (ressources) vont devoir participer au travail de chaque tâche. Dans le Communigram, les participants sont définis en double-cliquant dans les cellules correspondantes. Les choix Responsable, Participant, Est informé, et Aucun apparaissent alors dans un menu.
Pour les points de décision (jalons), seuls les options Responsable, Est informé, et Aucun sont disponibles. Au niveau projet et sous-projet, seuls les options Responsable et Aucun sont disponibles.
- Menu déroulant avec les choix suivant: Responsable, Participant, Est informé, et Aucun.
Chaque personne qui doit participer à une tâche à besoin d'être définie en tant que "Participant" en sélectionant le bon item dans le menu déroulant. Après l'avoir fait, de petits points apparaissent dans la colonne correspondante. Quand plusieurs personnes participent à la même tâche, des barres horizontales connectent les points pour indiquer que ces personnes coopèrents.
- Les participants à une activités sont connectés par de barres horizontales afin d'indiquer leur collaboration à la production d'un livrable.
Définir les fournisseurs de livrables (responsables).
Pour chaque tâche, une personne doit être nommée "responsable" c'est à dire fournisseur principal du livrable. Cela est fait simplement en sélectionnant "responsable" dans le menu déroulant.
- Menu déroulant pour définir les responsables des livrables.
NB : Seuls les personnes peuvent être nommés responsables de livrables. "Responsable" n'apparaîtra pas quand la colonne représente une ressource qui ne correspond pas à une personne, tels les machines, les infrastructures, etc.
Le fournisseur d'un livrable est responsable de son élaboration, sa documentation et sa transmission à tous les "clients" du livrable. Il est indiqué dans le Communigram par une flèche qui est dessinée automatiquement entre les responsables.
- Le flux d'information dans Communigram: Par définition, les livrables sont envoyés de responsables à responsables.
Définir des participants passifs ("Informés")
Dans certains cas, il est important de tenir certaines personnes informés sur le progrès d'une activité, même si elles n'y participent pas activement. Ceci peut être défini par l'option "Informé" dans le menu. Ceci donne à la personne un accès lecture à ce livrable via myCommunigram.
Dans Communigram, ces participants passifs sont indiqués par des petits cercles.
- Les participants "non actifs" dans Communigram: Ils sont tenus informés via myCommunigram.