Introduction
Le succès d'une organisation dépend en grande partie de la bonne information reçue à temps par la bonne personne au bon moment, puisque l'élaboration et l'échange des informations sont cruciaux pour le fonctionnement de l'organisation et la satisfaction de ses clients.
Communigram est une nouvelle approche pour organiser le transfert d'information - la communication - dans les organisations. Centré sur les individus et l'information qu'ils créent, Communigram montre tous les détails concernant les flux d'informations sur un seul écran. Facile, même intuitif, à comprendre, Communigram aide les acteurs à obtenir une vue aisée de l'information recherchée, qui doit travailler avec qui pour créer cette information et, enfin, à qui cette information doit être communiquée.
Communigram est une boîte à outils qui permet de planifier et orchestrer le travail de beaucoup de personnes à l'intérieur et l'extérieur de votre organisation. Ensemble avec la méthodologie Business Communication Engineering, elle couvre trois aspects fondamenaux de l'organisation du travail en équipe:
- Planifier - Communigram permet de planifier le travail entre personnes d'une facon très intelligente : simplement en dissinant la collaboration et la communication entre les acteurs (qui doit communiquer avec qui pour produire quel information), et ensuite à en déduire les aspects temporels, tel le chemin critique (quand)
- Collaborer - Une fois que le travail est planifié, le Communigram devient vivant grace à "myCommunigram", un Communigram interactif et personnalisé avec lequel chaque personne dispose d'une vue synthétique de toutes les activités dans lesquelles elle est impliquée. Elle voit aussi avec qui elle doit travailler pour produire une information donnée, elle accède à toute documentation pertinente, et elle peut communiquer efficacement avec les bonnes personnes pour coordonner le travail, produire des résultats, et prévenir les autres quand des difficultés se produisent
- Gérer - Communigram traduit beaucoup des aspects de la méthodologie Business Communication Engineering en logiciels, comme le système de pré-alerte en utilisant des feux tricolores, ou le système du Workflow dynamique entre Fournisseurs et Clients.
Concepts Communigram
Un Communigram est composé de colonnes, lignes, points et flèches. Les lignes d'un Communigram présentent les objectifs d'une organisation et les tâches correspondantes pour les atteindre. Les principaux points de contrôle sont représentés comme jalons qui apparaissent en tant que lignes grises dans le Communigram. Les objectifs peuvent être regroupés en processus et les processus peuvent être regroupés en processus plus importants (sur-processus).
Lignes
Les lignes dans Communigram montrent quelle information est élaborée dans l'organisation. Nous appelons chaque information produite un "livrable". Chaque ligne représente un livrable (ou un groupe de livrables). Les livrables individuels sont présentée comme lignes blanches (à l'exception des jalons qui sont grisés) tandis que les groupes de livrables sont présentées comme lignes colorées.
Colonnes
Les colonnes du Communigram montrent qui communique avec qui pour élaborer une information. Chaque colonne représente une ressource ou un groupe de ressources (groupe de travail, départements, sites). Les ressources sont les entités de l'organisation qui créent l'information. Ces entités sont en premier lieu les employés de l'organisation. Cependant des machines ou des bâtiments peuvent aussi être considérés comme ressources, mais elles ne peuvent pas assumer des responsabilités dans Communigram.
Les ressources peuvent être regroupées en départements, groupes de travail ou entités similaires. Ces groupes de ressources peuvent ensuite être regroupés en sur-groupe.
Points et Cercles
A l'intersection de chaque ligne et de chaque colonne, les ressources participant à l'élaboration de l'information correspondant à l'objectif peuvent être définies. Pour chaque livrable, des ressources peuvent être désigné en tant que responsable, participant, ou informée.
Quand une ressource participe à une tâche ceci est présenté par un petit point. Quand plusieurs ressources participent à une tâche, la communication entre elles est figurée par une ligne horizontale.
Pour s'assurer que le travail est fait effectivement, un responsable est défini pour chaque livrable. La responsabilité d'un livrable est représentée par un gros point. Chaque livrable ne peut avoir qu'un seul responsable. Un groupe de livrables a aussi un responsable, qui est représenté par un grand cercle.
Certaines ressources doivent être informées quand une tâche est réalisée, mais n'y participent pas directement. Ce type de participation passif à un livrable est présenté par un petit cercle.
Flèches
Quand un livrable est élaboré, il doit être transmis à toutes les personnes qui en ont besoin. Cette communication de l'information d'un livrable vers un autre est présentée dans Communigram par une flèche. Par définition ces flèches sont créées entre les responsables des deux livrables.
Planification
La planification du projet est faite en prenant en compte base des flèches dans le Communigram et les durées de chaque livrable (date). Considérant que chaque livrable ne peut être élaborée qu'une fois tous les résultats entrants (flèches) disponibles, le moteur de planification de Communigram calcule les dates des livrables.
Note: les dates des livrables étant recalculées par le moteur de planification de Communigram, utilisez la fonction de contrainte pour définir des dates précises pour certains livrables ou jalons (voir "Utilisation des contraintes de fixer des dates").
Plier et Déplier
Les lignes en Communigram représentant des groupes de livrables (sous-projet, sous-process) peuvent être "pliés" (fermés) pour cacher les livrables qu'ils contiennent. De même, les colonnes représentant les groupes de ressources (département, service) peuvent elles aussi être fermées pour cacher leurs ressources. De cette façon Communigram offre une vue très compacte toutes les activités et toutes les personnes de l?organisation ainsi que de la communication entre eux que l'on peut en attendre.
Quand les lignes et les colonnes sont fermées, les points et flèches du Communigram sont compactés de façon logique. Par exemple toute ressource qui participe dans l'un des livrables d'un projet (ou est même responsable de l'un d'eux) est considérée comme participant dans le projet fermé. Cela veut dire les points d'une colonne (gros ou petit) sont repris en cas de fermeture par les processus supérieurs, produisant ainsi une série de petits points de participation. Toutefois le responsable de tout le processus (gros point) reste désigné par un large point quand le processus est fermé. De même quand une ressource d'un département participe à une tâche ou en est responsable, le département est considéré comme participant ou comme responsable, et de ce fait est marqué d?un petit ou d'un gros point quand les ressources sont fermées.
Les flux de communications entre processus et ressources sont automatiquement redessinés suivant la même logique d'ouverture/fermeture. C'est pourquoi dès qu'un flux de communication entre tâches de différents processus existe, ce flux sera visible même quand l'un ou les deux processus sont fermés. Avec sa logique innovatrice, Communigram vous permet de « zoomer » pour vous révéler les détails de vos processus ou départements (ressources), ou de fermer pour permettre une vue d'ensemble compréhensible de votre organisation, hors du temps et hors de vos processus ou ressources sans en perdre les liens de communications entre eux.