Quand des événements se produisent lors de la conduite des projets et process, myCommunigram vous génère des messages qui attirent votre attention et vous permettent de réagir.

Cliquez simplement sur "Messages" sur la gauche de la barre d'outils pour ouvrir une fenêtre contenant tous les messages disponibles (le nombre en parenthèses indique combien de messages vous n'avez pas encore lu).

Du côté gauche de la fenêtre vous pouvez choisir une des rubriques dans lesquels sont classés les messages (chacun des rubriques est expliquée en detail ci-dessous). Du côté droit de la fenêtre, vous pouvez sélectionner les messages individuels de la rubrique, les consulter, et y réagir.

Livrables entrants

Ceci est où l'ensemble des livrables dont vous etes le destinateur (le "client") entrent. Chaque fois qu'un de vos "fournisseurs" termine son livrable et clique sur "Envoyer aux clients", un message correspondant apparaîtra dans la liste. Si vous cliquez sur un de ces messages, des détails concernant le livrable apparaissent, comme par exemple le commentaire du fournisseur ainsi que toute la documentation relative au livrable. Il vous reste à présent à évaluer ces informations afin d'accepter ou de refuser chacun des livrables entrants. Si vous (ainsi que l'ensemble des clients ayant reçus le même livrable) acceptez le livrable, le feu de circulation du fournisseur tournera au bleu, lui indiquant de ce fait l'acceptation du livrable à l'unanimité. Au contraire, si vous refusez le livrable, vous serez invités à vous justifier. Le fournisseur sera alors averti par l'intermédiaire d'un feu de circulation jaune et de votre commentaire.

Retour des clients

Ceci regroupe l'ensemble des réponses que vous recevez de vos clients au sujet des livrables que vous leur avez envoyés. Sont particulièrement importants tous les livrables ayant été refusés, car ceux-ci doivent être refaits rapidement. Les livrables réfusés sont aussi indiquér par un feu de circulation jaune.

NB : Tant que tous les clients n'auront pas accepté votre livrable, la tache correspondante n'est pas fini.

Décisions à prendre

Si vous êtes responsable d'une étape importante offrant plusieurs alternatives possibles et prévoyant la façon dont pourrait se poursuivre le projet, vous serez alertés de la nécessité d'une prise de décision. Il existe deux types de cas : les cas jalons (alternatives) et des boucles. Les alternatives représentent des différents chemins possible selon lesquels le projet ou process pourrait évoluer. Les boucles indiquent que le projet ou process repétera des étapes en amont avant de retourner vers ce jalon.

En cliquant dans la liste sur un des cas énumérés, ce dernier sera alors pris en compte. Il vous faut choisir la décision correspondante et cliquer sur le bouton « Choisir ce cas » : ceci ajoutera alors les livrables correspondants au projet en cours. Vous serez alors invités à confirmer votre choix (en effet, la décision prise sera ferme et définitive) et le système vous demandera si vous voulez "planifier" le projet pour prendre les nouveaux livrables en compte (ceci recalculera les délais du projet).

Durées à confirmer

Par l'intermédiaire de CommunigramPlanner, les responsables de la planification peuvent vous inviter à confirmer les estimations de durée qu'ils ont faites en rassemblant l'ensemble des étapes du projet en cours. Vous devez confirmer ou rejeter les estimations en cliquant sur les boutons correspondants. Si vous refusez, vous devez indiquer pourquoi et vous devez suggérer une autre durée qui sera accepté (et donc incluse dans la planification du projet) ou refusé par le planificateur (dans ce cas, vous recevrez de nouveau un message ici).

N.B. : Veuillez faire des estimations "moyennes" de durée - ni le plus mauvais ni le meilleur des cas. Ceci signifie tout particulièrement que vous ne devez pas ajouter une "marge de sécurité" à votre estimation. Il s'agit plutôt de donner une évaluation réaliste de la durée qui vous sera nécessaire dans le cas où aucune difficulté particulière ne surviendrait. Rappelez-vous que les feux de circulation sont là pour avertir si certains retards sont susceptibles de se produire durant l'élaboration de votre livrable.

Dates de livraison à confirmer

Par l'intermédiaire de CommunigramPlanner, les planificateurs du projet peuvent vous inviter à confirmer les dates de livraison ayant été calculées en utilisant la méthodologie de chemin critique, basée sur les différentes durées de tous les livrables et les liens client-fournisseur entre eux. Puisque les responsables de la planification ne peuvent pas connaître la totalité de votre emploi du temps, vous serez invités à confirmer si, en principe, vous serez capables de produire votre livrable à la date convenue ou non. Si vous refusez la date proposée, il vous faudra non seulement justifier votre refus mais également proposer une date différente que le responsable de la planification devra valider. Ainsi, votre date sera prise en compte dans la planification du projet (si cette dernière est acceptée) ou sera refusée (vous recevrez alors un nouveau message).

Tâches en attente

Dans cette liste, vous receverez un message toutes les fois qu'un des livrables dans lesquels vous ête impliqués peut être elaboré ; c.à.d. que tous les livrables le précédant ont été produits. Ces messages servent de rappels additionnels attirant votre attention au cas où vous seriez impliquè dans un grand nombre de projets et process en cours et que vous n'auriez peut-être pas vu qu'un de vos livrables aurait dû commencé.