La méthodologie de Communigram stipule que pour qu'un livrable soit considéré comme « fini », il faut que ce dernier soit archivé, envoyé à tous les clients qui en ont besoin pour produire leurs propres liverables, et être validé par chaque client. myCommunigram soutient ce processus en donnant au responsable de chaque livrable la possibilité de joindre toute la documentation nécessaire et d'envoyer le résultat définitif à chaque client.
Joindre la documentation aux livrables
Afin que les clients trouvent toute la documentation concernant le livrable fini, il est nécessaire de l'ajouter à la colonne « documents finis ». Pour ajouter des documents (vous pouvez en ajouter autant que vous le désirez), double-cliquez simplement sur la cellule appropriée dans la colonne comme montré ci-dessous :
- Adding Documentation Using the "Finished Documents" Column
Envoyer des livrables aux clients
- Le bouton « Envoyer aux clients » lance le workflow livrable et ouvre la prochaine fenêtre
Une fois le livrable fini et toute la documentation le concernant lui ayant été jointe, vous voilà prêt à l'envoyer à l'ensemble de ses clients. myCommunigram permet ceci en faisant apparaître le livrable fini dans le myCommunigram respectif de chaque client. Tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur la ligne du livrable que vous désirez envoyer et de cliquer sur le bouton « Envoyer aux clients » (ou alternativement, employer le menu contextuel pour choisir « Envoyer aux clients ») :
Dans la fenêtre qui apparaît, il est important d'ajouter quelques commentaires pouvant être utiles pour les clients du livrable (si vous n'avez pas encore déclaré votre livrable comme « commencé », un dialogue supplémentaire vous demandera à quel moment vous avez commencé le travail sur ce livrable). Ces commentaires apparaîtront alors chez les clients au moment où ces derniers consulteront le livrable par l'intermédiaire de myCommunigram.
- Dans le dialogue « Envoyer aux clients », vous pouvez ajouter des commentaires destinés aux clients du livrable. Quand vous cliquez sur le bouton « Lancer », le livrable apparaîtra dans le myCommunigram respectif de chaque client.