Utilisation des timesheets
- Cliquer sur "Timesheets" pour accéder à la fonctionnalité
1) Renseigner les heures travaillées
Chaque participant à l'élaboration d'un livrable peut renseigner ses heures travaillées via myCommunigram.
Pour ce faire, sélectionnez le livrable, cliquez sur le bouton droit de la souris puis cliquez sur "Timesheet".
La fénêtre des timesheets apparaît, cliquez sur le bouton "Ajouter/Modifier".
- Choisir le mois de la période de timesheet
- Les jours pour lesquels ce livrable était planifié apparaissent en vert
Une deuxième fenêtre apparaît dans laquelle vous pouvez définir la période dans laquelle vous avez travaillé sur ce livrable. La période planifiée apparaît en vert.
- Choisir une date pour laquelle vous voulez entrer des heures de travail
Choisissez une date pour laquelle vous voulez entrer des heures de travail (la période planifiée apparaît en vert)
- L'icône "horloge" indique que des heures de travail ont été déclarées pour cette date
Saisissez le nombre d'heures travaillées puis cliquez sur "Enregister", l'icone "horloge" apparaît sur la date sélectionnée et une ligne avec la date et heure renseignée est créée dans la fenêtre des timesheets.
Vous pouvez ainsi renseigner les heures travaillées pour plusieurs jours avant de fermer cette fenêtre.
- Select one or several lines and click on Submit
2) Soumettre les heures travaillées
Depuis la fénêtre des timesheets, vous pouvez soumettre les heures travaillées en sélectionnant une ou plusieurs lignes et cliquant sur le bouton Soumettre.
- Button to submit all timesheet entries at once
Vous pouvez aussi soumettre toutes les heures travaillées renseignées dans le timesheet en sélectionnant le livrable puis en cliquant sur le bouton "Feuilles de temps" de la barre d'outils de myCommunigram.
- Access the Global Profiles
- Edit Global Profile settings
3) Accepter/refuser un timesheet
Toute personne ayant accès à communigram et disposant du privilège "Approve Resource Timesheet" pourra valider un timesheet.
Pour accorder ce droit à un profil,
- Cliquez sur Enterprise/Admin/Profils globaux.
- Selectionnez le profil puis cochez le case "Approve Resource Timesheet"
Pour valider un timesheet :
- ouvrez le projet et sélectionnez le livrable concerné
- cliquez sur le bouton droit de la souris puis cliquez sur "Time Approval" pour faire apparaitre la fenêtre des timesheets
Sélectionnez une ou plusieurs lignes et cliquez sur le bouton Accepter ou Refuser.
- Bouton "Timesheet Approval" dans la barre d'outils
- Liste des Timesheets pour le projet
Pour chaque ressource:
- Les heures planifiées apparaissent en bleues
- La somme des heures validées apparaît en vert si elle est inférieure ou égale aux heures planifiées et en rouge sinon.
Communigram offre la possibilité d'afficher, pour un projet donné, tous les livrables ayant des timesheets renseignés.
Pour afficher tous les timesheets d'un projet, ouvrez le projet puis cliquez sur le bouton "Time Approval" dans la barre d'outils.
- Bouton "Approuver/Rejeter"
Les boutons Accepter/Refuser deviennent actifs lorsque une (ou plusieurs) heures avec l'"Etat" Soumis est (sont) sélectionnée(s).
- Des alertes apparaissent en cas de refus d'heures soumises
4) Modifier un Timesheet
- Tant que vous n'aurez pas soumis le nombre d'heures travaillées vous pourrez le modifier en cliquant sur le bouton "Ajouter/Modifier" dans la fénêtre des timesheets et en sélectionnant le jour dans la fenêtre qui apparaît.
- Une fois soumis, le nombre d'heures travaillées n'est plus modifiable.
- Vous êtes informé en cas de refus du nombre d'heures déclarés par un message dans les Alertes.
- Cliquez sur Consulter pour afficher la fenêtre des timesheets. Le livrable concerné est sélectionné.
- Modifiez le nombre d'heure travaillées en cliquant sur le bouton Ajouter/Modifier et en sélectionnant le jour dans la fenêtre qui apparaît.
- L'alerte disparaît après renvoi de la feuille de temps en cliquant sur Soumettre.
- Toutes les heures approuvées sont prises en compte dans la colonne "Unités réelles"
5) Prise en compte des heures travaillées
Les heures travaillées et acceptées sont comptabilisées dans la colonne "Unités réelles" du panneau "Charges de travail".
- Exporter les heures réelles vers Microsoft Excel
- Cliquer sur ce bouton pour choisir l'emplacement
6) Export des heures déclarées
Vous pouvez exporter les heures de travail d'un projet vers Microsoft Excel file pour une utilisation ultérieure. Pour le faire, choisissez la fonction comme ceci.
- Example of Excel export file
Exemple d'un export :
- Choisir "Time Approval" en cliquant sur ce bouton à partir de la fenêtre Ressources
7) Validations des Feuilles de temps pour une ressource donnée
Pour approuver les heures déclarées pour tous les projets d'une ressource donnée, qfficher la vue ressource, selectionner ou rechercher la ressource voulue, cliquer sur le bouton Time Approval.
- Les jours avec des heures non-approuvées sont indiqués par des symboles "horloge"
- Pour accéder directement le livrable correspondant, cliquer sur le bouton "Aller à"
Cette opération faite, une nouvelle fenêtre apparait.
Pour un jour donné dans le calendrier, les livrables pour lesquelles la ressource a soumis des heures sont listés. En sélectionnant un livrable, les détails concernant les heures soumises, les heures déjà acceptées pour la ressource sur ce livrable et le nombre d’heures planifiées sont consultables. Les boutons Accepter et Refuser permettent de vailder ou non ces heures.
Pour aider à savoir pour quel jour du mois des heures n’ont pas encore été validées, des symbôles "horloge" apparaissent dans le calendrier. En cas de besoin de consulter la tâche lors de la phase de validation, il suffit de cliquer sur le bouton “Aller à“, le projet s’ouvre alors avec la tâche sélectionnée.