Communigram

Planifier la production des livrables partout dans l’entreprise

Dans Communigram, vous planifiez surtout le résultat escompté pour chaque tâche. Les fournisseurs des livrables savent exactement ce qu'ils doivent produire, les clients savent ce qu'ils vont recevoir. En plus, tout document nécessaire peut être rattaché, comme par exemple un cahier de charges, un modèle à remplir, etc.

Distribuer du travail et déléguer la responsabilité

Chaque personne participant au projet apparaît en tant que colonne dans le Communigram et vous pouvez lui assigner soit la responsabilité (grand point) soit une participation (petit point) à l’élaboration du livrable par simple clic de souris. Sinon, vous pouvez aussi faire en sorte que certaines personnes soient tenues au courant du progrès du livrable en les marquant « informé » (petit cercle).

Définir des relations Client-Fournisseur

Les flèches en Communigram indiquent que les livrables, une fois terminés et documentés, seront envoyés à la prochaine personne dans la chaîne. En dessinant simplement des flèches, vous faites en sorte que des livrables finis soient transférés vers tous ceux qui en ont besoin pour leur propre travail.

Associé avec Communigram®, myCommunigram® est l’outil idéal pour déployer une « bonne » gestion de projet de manière très efficace :

• Grâce à Communigram, les intervenants du projet peuvent organiser leur collaboration de façon très simple. Avec quelques clics de souris, ils auront planifié leur travail et défini les flux de travail correspondants qui assurent que toute personne reçoit les informations dont elle a besoin automatiquement.
• Pour cette raison, chaque personne est motivée de tenir sa partie de la planification à jour, ce qui permet d’atteindre une situation de « Planification Vivante® » décentralisée : la planification est tenue vivante par ceux qui font le travail, et elle est vécue grâce à myCommunigram.
• L’utilisation de myCommunigram est très facile, elle nécessite peu de formation tant son maniement est simple et découle d’une méthode logique qui a fait ses preuves.

Sur les prochaines pages, vous trouverez plus en détail les nouvelles fonctionnalités de myCommunigram® et comment elles s’intègrent dans la solution globale Communigram® pour vous fournir une gestion de projet simple et très efficace.

Qu’est-ce que je dois faire ? Quel est l’état d’avancement des autres ?

En indiquant simplement votre nom, myCommunigram affiche vos livrables dans tous les projets auxquels vous participez, ainsi que toutes les informations dont vous avez besoin dans une vue qui vous est propre et personnalisée :

• La colonne jaune, c’est vous !
• Toutes les lignes dans lesquels vous êtes responsable ou participant apparaissent en clair
• Les lignes de vos fournisseurs et clients sont grisées, et vous voyez leurs feux tricolores !
• Vous voyez tous les livrables qui vous seront communiqués, ainsi que les livrables que vous-même devez produire et à qui vous devez les communiquer
• Vous voyez immédiatement qui travaille avec vous pour produire les livrables ; myCommunigram vous permet de communiquer avec eux et aussi avec vos clients et fournisseurs
• Vous avez automatiquement accès à toute la documentation disponible concernant les livrables que vous devez produire, et même aux documents en cours de vos fournisseurs

Qui a fait Quoi ? Qui a envoyé Quelle Information ? Qui l’a reçu ? Quelles réactions ?

Pour contrôler la production des livrables comme définie dans Communigram, donc pour assurer que ce qui est planifié est vraiment fait, il est important d’avoir une vue d’ensemble du progrès en temps réel.

Dans Communigram, les informations recueillies dans le myCommunigram de chaque utilisateur sont réunies. En déployant le feu du livrable correspondant, il est possible de voir qui a produit quelle information, à quel moment cette information a été envoyée aux « clients », quels ont été leurs réactions (accepté, rejeté et pourquoi). Si tous les clients acceptent le livrable, ceci est aussi immédiatement visible.

Qui sera en retard ? Qui a des problèmes ?

Basé sur notre méthodologie de « contrôle bilatéral », les utilisateurs myCommunigram mettent des feux tricolores pour indiquer s’ils pourront livrer comme prévu. Si non, ils mettent un feu jaune ou rouge accompagné d’un commentaire expliquant pourquoi ils ont des difficultés. Tous les deux, feu et commentaire, apparaissent dans Communigram et dans les myCommunigram de toute personne concernée.

Quand ?

A tout moment, la planification du projet développé dans Communigram peut être regardé et édité par des outils conventionnels de gestion de projet. En fait, les données entrées via Communigram et myCommunigram contiennent tout ce qu’il faut pour dresser un diagramme de Gantt, déterminer le chemin critique du projet, et même de calculer l’effort et les coûts.

Communigram propose des solutions clef en main pour Microsoft Project Enterprise Solution et Primavera qui rendent tout autre calcul autour du projet très facile. Par exemple, vous pouvez à tout moment voir si les ressources dont vous avez besoin pour un projet particulier sont disponibles en prenant en compte les besoins de tous les autres projets. Tout changement que vous faites, par exemple déplacer certaines activités en fonction de la disponibilité des ressources, est bien sûr immédiatement propagé vers Communigram et myCommunigram.

Système de gestion de documents intégré

Partant de Communigram, vous pouvez ajouter des documents relatifs aux livrables à produire, comme par exemple un cahier de charges, des formulaires à remplir, etc. Quand les documents changent, ils sont pris en charge par le système de gestion de documents intégré dans la solution Communigram. Elles apparaissent dans leur dernière version dans myCommunigram. De ce fait, chacun a accès aux documents qui le concernent.

De plus, quand un livrable est en élaboration, sa documentation est de nouveau pris en charge, simplement par myCommunigram. Et quand la documentation a atteint sa dernière mouture, elle est envoyée aux clients par la fonction de Workflow Dynamique décrit plus loin.

Recueil régulier des feux tricolores et archivage

Afin d’aider au pilotage du projet, chaque responsable peut changer son feu tricolore pour avertir toute personne concernée en cas de difficultés et ainsi faire fonctionner le système d’Alerte Précoce. En effet, tous les feux apparaissent dans Communigram afin d’alerter les supérieurs hiérarchiques, et aussi dans la vue myCommunigram des clients et fournisseurs.

Pour éviter que les responsables avertissent au dernier moment (ce qui serait contraire à la philosophie d’Alerte Précoce), les feux sont régulièrement archivés et enlevés du Communigram, par exemple une fois par semaine. Ceci oblige les responsables à mettre leurs feux sciemment au moins une fois par semaine et permet ainsi de les habituer à l’utilisation régulière de la solution Communigram. De plus, l’archive peut être consulté en ligne pour observer l’évolution dans le temps.

Workflow « dynamique »

La solution Communigram automatise tous les flux de livrables suivant les relations client-fournisseur définies dans Communigram par ce que nous appelons un « workflow dynamique » : à chaque fois que la planification change, le flux de livrables change aussi.

Quand le fournisseur considère un livrable terminé, il clique sur une touche et la documentation correspondante est automatiquement transmise aux bonnes personnes, donc aux « clients ».

Contrôle de qualité en continue par les clients

Souhaitant éviter que des livrables terminés restent dans un « tiroir » jusqu’à utilisation, le système Communigram fait contrôler systématiquement chaque livrable par ses clients dès sa transmission. Ainsi, si le livrable n’est pas accepté par un ou plusieurs des clients, le fournisseur doit s’en occuper de suite, avant de commencer d’autres travaux. Il a été démontré à plusieurs reprises que cette approche permet de gagner beaucoup de temps lors de l’exécution d’un projet.

Confirmation des durées et des dates de livraison

Lors de la planification, ceux qui font le travail doivent avoir leur mot à dire concernant la durée nécessaire, si l’on veut que la planification soit réaliste. Pour cette raison, on peut demander des confirmations aux responsables de chaque livrable simplement en cliquant sur un bouton dans Communigram. La personne concernée reçoit alors une demande de confirmation dans myCommunigram.

Si le responsable n’est pas d’accord, sa proposition accompagnée par son commentaire est alors renvoyé à Communigram. S’il par contre il est d’accord, la durée est marquée en tant que « confirmée » par une autre couleur.

Plus tard dans le projet, on peut demander aux responsables de confirmer la date de livraison calculée par le système, ceci afin d’éviter que des manques de disponibilité engendrent des planifications non réalistes.

Planification Vivante : une planification toujours à jour et vécue

Grâce à l’approche décentralisée de Communigram, ce n’est pas le chef de projet qui tient la planification à jour, c’est tout le monde ! Toute personne impliquée dans un projet gérer dans Communigram peut à tout moment déclencher une re-planification de sa partie du projet pour faire en sorte qu’elle reçoive tout ce dont elle a besoin pour bien exécuter son travail. Ceci permet non seulement d’avoir une planification beaucoup plus riche et pertinent, cette planification « vivante » reflète toujours la vraie vie du projet et est de ce fait pris au sérieux par tous les participants : elle vit, et elle est vécue !