はじめ
適切な時期に適切な人材に適切な情報を伝えることは、共同作業を成功させる為には非常に重要です。Communigramはコミュニケーションを通じて組織内の情報のやり取りを整理する新しいアプローチです。
Communigramは、複数の人と作成した情報に焦点をあてることで、あたかも同じ場所で共同作業を行う様に、必要な詳細情報を全て受け取ることが出来ます。
Communigramは簡単かつ直感的に取り扱うことが出来、必要な情報はどれか、誰が共同作業をするのか、情報を誰に提供すべきか、最終的には誰にこの情報を伝達しなければいけないか等、総合的な概要を把握します。
Communigramは、組織内外の多くの人々の仕事を計画し、共同作業を可能にするツールセットです。ビジネスコミュニケーションエンジニアリングの手法に従い、チームワークを構成する上で3 つの重要な側面をカバーしています。
- プラン - Communigramは、 スマートな方法で人々の間の共同作業を計画できるようになります：視覚的に人との間のコミュニケーションやコラボレーションのリンク（誰が誰と伝達し、どの情報 を生成するのか、また誰にこの情報を伝達する必要があるのか、等）の情報を提供し、またスケジュール（時間軸）の管理ができます。
- 共同作業 - 作業が計画されると、インタラクティブな"myCommunigram"を 通してオンラインでつながります：各人が、作業の全体像を把握でき、情報を入力すると、どの情報を生成するために誰に伝達する必要があるのかを判断します。ま た、関連する全てのドキュメントにアクセス権を取得し、共同作業する為の適材の人とのコミュニケーションが出来て、良い結果が生み出せます。また他の作業者に問題が発生していることを知ることも出来ます。
- マネジメント –Communigramはビジネスコミュニケーションエンジニアリングの手法のあらゆる側面をソフトウェアに取り入れ、トラフィックライトを使った早期警告システムや、サプライヤーとクライアント間でのダイナミックなワークフローのような様々なビジネスコミュニケーションエンジニアリングの手法のソフトウェアを取り入れています。
次のページでは、システムにアクセスし、最初のプロジェクトを計画する基本的な操作を実行する方法について説明します。
Communigram概念
Communigramは主にプロジェクトやプロセスの流れを記述するのに行、列、黒丸、白丸、および矢印を用いて構成しています。私たちの考えでは、プロジェクトとプロセスは特定の目標を達成するために多くのアクティビティを再グループ化するという意味では、実体として大儀的には同義語であります。 しかし、プロセスは定義上反復で、その一方で、プロジェクトは定義上ユニークです。しかしプロジェクトは過去の似たようなプロジェクトの一部分を持っています、例えば、そのプロジェクトが多かれ少なかれテンプレートを再利用したということは、プロセスとして認識しています。こうした流れの中で、プロジェクトは、プロセスの段階として明確に理解することが出来ます。
行：
Communigramの中での行は、組織の中で情報の詳細を表しています。各行ではタスクや、タスクグループを表します。通常のタスクは、白色の行（特別なタスクや灰色で示されるマイルストーンを除く）で表し、タスクグループは色が付いた行で示されます。
列：
Communigramの列は誰が誰と詳細な情報を作成中なのかを示しています。各列は、リソースや、リソースグループ（ワークグループ、部署、サイト…）を示しています。リソースとは情報を作成する組織の実体のことです。これらのエンティティ（実体）は初めは、組織の人のことを表しますが、機器や、建物もまたリソースとして考えることも可能です。 リソースは、ワークグループや、部署またはエンティティといったリソースグループ内でグループ化します。そのようなリソースグループがまたさらに大きなグループとなってグループ化します。
黒丸（●）と白丸（○）:
各行や列の接点で、情報が目的達成の為に重要かつ綿密なものであれば定義されます。リソースは、単なる参加者としてタスクに加わることが可能で、主体的または受動的に常に知る状態にすることも可能です。リソースは、タスクの中にあり小さな黒丸で表します。いくつかのリソースがタスクの中にあるとき、リソース間のコミュニケーションは水平線で表されます。
作業が効率よく行われるために、レスポンシブル（責任者）が各タスクに対し定義されます。
タスクのレスポンシブルは、大きな黒丸でCommunigram内に表示されます。各タスクは一つのレスポンシブルを持たされます。タスクのグループ内でもまたレスポンシブルをもち、大きな白丸でイメージ化されます。
関係するリソースは、タスクが実行されているときだけでなく、実際の作業を遂行していないときにも情報は知らされる必要があります。このようなタスク内での受け身の参加者は小さな白丸で示されます。
矢印：
タスクの目的が達成されると、その結果はこの情報を必要とする他のタスクの相手に送信されます。タスクからタスクへのこの情報のやりとりはCommunigram内に矢印で表示されます。定義上、これらの矢印は二つのタスクのレスポンシブル間で表示されます。
スケジューリング：
Communigram内の矢印や各成果物の期間に従って、プロジェクトは計画することができます。全ての成果物を取り入れ、その後綿密に作り上げることを考えるなど、日数を計算してCommunigram内でスケジュール管理も出来ます。
注：Communigram内の日にちは手動で変更できません。それらは、スケジュール管理者によって計画されたものです。もし、確実な成果物及びマイルストーンの為に特定の日にちを定義する場合は、強制ファンクション（”強制ボタンを使って日付を確定する“Using Constraints to Fix Dates”参照）を使用してください。
展開と折りたたみ：
サブプロジェクトの行は、その基礎となるタスクを隠して展開されていない場合があります。高レベルのサブプロジェクトは、その基盤となるサブ プロジェクトを隠して展開されていない場合があります。多くのサブプロジェクトの行と同じように、リソースグループの列は、その基盤と なるグループとリソースを隠して展開されていない場合があります。このように、Communigramは、組織のプロジェクトやリソースなど必要に応じてコンパクトな概要を提供します。
行または列が折りたたまれている場合、Communigramの点と矢印は論理的な方法で圧縮されます。例えば、サブプロジェクトのタスクに参加しているリソース（もしくはレスポンシブルである場合にも）は（折りたたまれた）サブプロジェクトの参加者とみなされます。これは折りたたみ時に一連の参加者の小さな黒丸を作り出しており、列の大小の黒丸がより高い層のサブプロジェクトによって継承されている為です。折りたたみ時には、全部のサブプロジェクトのレスポンシブルは大きな黒丸に変わります。同様に、タスク内に各部のリソースが参加し、担当している場合、折りたたみ時に、参加者及びレスポンシブルとみなされ、大小の黒丸が渡されます。また、プロセスとリソース間の通信フローは、同様に展開/折りたたみの論理により自動的に書き換えられます。従って、二つの異なるプロセスのタスク間での通信フローがある限り、通信フローは１つもしくは双方のプロセスが折りたたまれていても、プロセス間で表示されます。こうした革新的手法でCommunigramは、プロセス間の通信リンクを失うことなく、組織内での包括的な概観を得るために全体を見通したり、プロセスや部署の詳細を明確にするための精査をすることができます。